導入事例・セミナーレポート

教務事務入門~教務事務の意義と仕組みを知る~ を開催しました

[ 2018/07/02 ]
2018年5月22日、大学職員の方を対象に
QuonAcademyセミナー「教務事務入門」を開催いたしました。
今年度初回のオープンセミナーであり、約30名の皆様にお集まりいただきました。

教務事務は、大学事務運営の中核をなす部分でありながら、その業務内容が属人化していたり、前年度踏襲型から抜け出せなかったり、あるいは自己流になっていたりといったお悩みを多く耳にしてきました。
教務事務で扱われるデータやルールは、大学として大きな意思決定をする際に、極めて重要な判断材料となります。
そのため、本来であれば大学に勤務する専任職員や関係職員のすべてがその基本を理解していることが望ましいものです。

今回のセミナーでは、主に初めて大学教務事務を経験される方を想定し、とりわけ重要業務である「学科目配当」「科目登録」「成績処理」をサンプルとして取り上げました。

まず、大学の事務業務全体を俯瞰し、その中で教務事務がどのような位置にあるかを確認しました。
次に大学での意思決定に触れ、意思決定の際の登場人物、会議の種類、付議事項や協議事項、教員の役割をお伝えし、その中で教務事務がどのように関わるのかについてお伝えしました。

その後、「学科目配当」「科目登録」「成績処理」の順に、各業務のポイント、業務フロー、スケジュール、チェック事項、よくある質問など、可能な限り具体的なレベルまで落とし込んで講義を進めていきました。

各業務のそれぞれ最後には、まとめとしてケースの紹介や、グループワークを行いました。
ケースでは、これまで教務事務としての実務経験が豊富である講師から、実際にあった事例を紹介しました。
ワークは、各業務に関連した、教務事務担当者としての視点や考え方などを学ぶものを設定しました。
科目名称・設置形態の変更、科目登録のチェック項目の洗い出し、成績優秀者の表彰について等、どの大学でも起こり得る内容だったということもあり、受講者の皆様はグループで協力しながら大変熱心に取り組んでおられました。

最後に講師からは、業務処理や作業の「根拠」を追及すること、組織(チーム)で業務をおこなうこと、業務システムの「機能」を有効活用すること、人の目や感覚も大事にすることの4点を大切にしてほしいというメッセージがありました。

今回は、各大学間の規模や特性などの違いを越えて共通する部分を中心にお伝えしました。
初めて教務事務を担当される方にとって、また、管理者など全体を見渡す立場でいらっしゃる方にとって、実務の話に落とし込んだ今回のセミナー内容が少しでもお役に立つことを願っております。

ご参加された皆様、お疲れさまでした!

【受講者の声】
・必要な情報をどこまで集めて、どうまとめて資料とするのかの判断基準について深く考えていきたいと思いました。
・自分の部署の人にはもう聞けないと思っていた内容が詰まっていたので今後もこのようなセミナーを開催してもらいたいです。
・実体験に基づいていたので、ただ教材やマニュアルを読むのとは異なり、内容がとてもよく入ってきました。
・事前準備(根拠等)と考察(問題点、課題、不明点の洗い出し)をしてから取り組む点を意識していきたいです。
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