大学業務スキル基準表を活用した実務連環型の業務改善研修を通じ、大学事務で使える実践知の習得と、実行性・実効性の高いアクションプラン策定をサポートします。その結果、受講者各々の職場において業務改善プロセスが自律的に回りやすくなり、具体的な経費削減の効果が得やすくなります。
従来型の研修やコンサルティングは民間企業で成果の出た事例をベースにデザインがなされており、大学事務の文脈に応用することを難しくしています。本研修では、受講者が職場で抱える実際の問題解決をテーマに研修を進めるため、研修での成果をそのまま職場で応用することが可能です。また、業務の棚卸しや分析では、職員の業務機能を体系的にまとめた「大学マネジメント・業務スキル基準表」や、大学の現場で実績のあるフレームワークを活用することで、大学事務の文脈でも使いやすい業務改善の実践知を提供します。
何か新しいものを創り上げる企画型の仕事と違い、業務のやり方や存在そのものにメスを入れていく業務改善活動はポジティブに取り組みにくい側面があります。本プログラムではこうしたマインドを刺激するために、業務改善活動で達成したい定量的な目標を研修の冒頭に発表し、活動推進へのコミットメントを引き出します。また、業務改善活動を通じて余剰資源を捻出することで、どのようなわくわくとする仕事をしていきたいかを具体的に描いてもらうことを通じて、業務改善の推進力を高めていきます。
棚卸しや分析をといった業務改善活動を全学レベルで網羅的に丹念に行うことができれば、高い成果を導き出せる可能性が高くなります。ただし、膨大な時間と労力が伴うことで、成果を出せないまま挫折してしまう、あるいは継続してPDCAサイクルが回っていかない、といったデメリットも発生します。本プログラムでは、職場実践のハードルを下げるべく、問題のありかを仮説ベースで発見し、施策立案、実行、評価のサイクルを小さく早く回すこと通じて、業務改善の成果を少しずつしかし着実に上げていくプロセスを身につけていただきます。多忙ななかでも業務改善のPDCAサイクルを継続的に回すことができ、実質的な効果が期待しやすくなります。
研修プログラムは、２回の集合セッションと、各回終了後に取り組んでもらう事後課題で構成されています。第１回目のセッションでは、非効率を招いている可能性のあるムダを発見し、第２回目のセッションでは、ムダを取り除くための実行計画を策定します。
第１回目のセッションでは、業務改善の基本概念を理解したのち、業務改善への意欲を高めるため、業務改善で捻出した資源を活用して創造してみたい未来を描くワーク、および業務改善活動を通じて達成したい数値目標設定ワークを行います。その後、受講者自身が抱える実際の業務を題材にして、業務の棚卸しや、業務量の把握、各種分析など、ムダ発見のための手法を、ワークを通じて学習します。
事後課題では、集合セッションにおける体験的理解をベースに、具体的な業務分析を行ったうえで、実際に取り除いていきたいムダを選定し、期待される効果を算出します。
第２回目のセッションでは、第１回目の事後課題で選定したムダを引き起こしている原因を深掘りして考え、ムダをなくしていくためのボトルネックを探っていきます。そのうえで、原因を解消するために有効と思われる解決策案を洗い出し、具体的な実行計画への落とし込みをスタートします。
事後課題においては、実行計画の具体化を行い、実際にアクションに移していきます。
具体化された実行計画案に対する講師の個別フィードバックや、フォローアップセッションのファシリテートなど、実行促進のための各種サポートをさせていただくことも可能です。
