大学職員業務高度化のための「定型業務切り分け」支援サービス

  • なぜ業務切り分けか
  • サービスの特徴
  • サービスの内容

大学専任職員がより高度な業務にシフトしていくために、専任職員の定型的な業務は非専任のスタッフに切り分けていくことが求められています。しかし、業務切り分けを推進するためのノウハウが不足していたり、現場の理解が得られなかったりすることについて、業務切り分けを統括する担当者の多くが頭を悩ましています。「定型業務切り分け」サービスは、”大学業務スキル基準”と”業務切り分け推進フレーム”を活用することで担当者のお悩みを解決し、定型業務の切り分け実現に貢献いたします。

担当者のよくあるお悩み:従来業務で手いっぱいの状態で、業務切り分けに従事する時間がない/業務切り分けをどのように進めればよいのか方法やプロセスがわからない/どの業務を切り分けるのが適切なのか基準がわからない/現場の抵抗が強く、「人事」「総務」といった立場から理解を得るには限界がある

なぜ業務切り分けが必要か

専任職員がより高度な業務に従事する時間を創出するため、
非専任スタッフに業務を切り分ける
大学を取り巻く環境は急速に変化し、大学間の競争は激しさを増しています。こうした新しい時代に大学が対応していくためには、専任職員の役割をマネジメントや価値創造といった高度な業務によりシフトしていくことが必要不可欠です。
一方で、専任職員が今まで従事してきたような業務がなくなるわけではありません。そこで、専任職員が非専任のスタッフとともに担っていた「定型業務・ルーチンワーク」を非専任スタッフによりいっそう切り分けていくことで、専任職員が高度な業務に従事するための人的・時間的資源を捻出することができます。

専任職員の役割シフト

サービスの特徴~推進を阻害する要因を取り除く~

専任職員の業務高度化を図るために、定型業務を非専任スタッフに切り分けることの必要性はわかっていても、さまざまな阻害要因の存在が、業務切り分けを統括する担当者を悩ませています。本サービスの4つの特徴によりそうした阻害要因を除去することで、業務切り分け推進を強力にバックアップしてまいります。

担当者のお悩み1:時間がない! 通常業務が手一杯のなかで、手順の検討や作業フォーマットの準備、業務項目の洗い出し、切り分け対象業務の選定作業といった業務切り分けを推進するために必要な膨大な時間を割くことが難しい。
本サービスの特徴① <フォーマットを活用し担当者の煩わしさを軽減>
数千項目におよぶ大学事務業務項目と各業務に従事すべき雇用区分基準をあらかじめ定義した作業フォーマットや作業マニュアルを活用し、業務切り分けを統括する担当者や現場担当者のご負担を軽減いたします。
担当者のお悩み2:ノウハウや手法がわからない! 十分な経験やノウハウを持った職員が少なく、業務切り分けを効果的、効率的に推進するために、どのような手順でどのようなことに留意しながら推進すればよいのかわからない。
本サービスの特徴② <専門ファシリテーターによる万全な支援>
業務切り分けのフレームワークやプロセスに精通した専門ファシリテータが、貴学の推進統括者や担当者にノウハウや手法に関するアドバイスを都度させていただきながら、成果の実装と定着を支援いたします。
担当者のお悩み3:現場の理解が得られない! 「プライドを持って取り組んでいる自分たちの現場の仕事について、現場を知らない推進統括部門からとやかく言われたくないし、協力するメリットがわからない」と言われたりするなど、業務切り分けに対する現場の理解や納得が得られてない。
本サービスの特徴③ <業務切り分けを推進する目的の共有>
現場メンバーとのワークショップを通じて、心からワクワクするような大学のありたい未来ビジョンを共創したうえで、未来ビジョン実現に必要な新たな時間資源を獲得するためには、業務切り分けの推進が不可欠であることをハラオチしていただけます。
本サービスの特徴④ <大学標準との比較で自大学の課題が明確化>
大学事務業務のそれぞれについてふさわしい雇用区分を定義した「大学マネジメント・業務スキル基準表」(※)を活用します。「基準表」は複数大学における実証を通じて確立したもので、高等教育業界における客観的なベンチマーク基準となりえます。この基準と貴学の状況との差異を現場職員にご認識いただくことで課題がハラオチし、高度業務化を目指すためにはまず業務切り分けが必要であることの理解を促すことができます。
※「大学マネジメント・業務スキル基準表」とは 大学業務全体を21分野・180業務領域に分類し、必要とされる知識・スキルは何か、業務の難易度はどの程度かを、PDCAサイクルを意識して体系化し、雇用区分・役職に応じて求められる担当業務区分と業務遂行能力を提示しています。
(特定非営利活動法人 実務能力認定機構(ACPA) HPより抜粋)
無償ダウンロード
外部サイト(ACPAホームページ)にリンクしています。

サービスの内容

ファシリテーション型支援で成果の実装と定着を促進 完成された成果物一式を納品するだけのコンサルテーションでは、成果を学内で実装させ持続可能な形で定着させることに限界があります。私たちは、貴学における業務切り分けの主体的な取り組みを、作業マニュアルやフォーマットを活用しながら節目節目でアドバイスさせていただくファシリテーションスタイルで支援し、目標達成まで伴走いたします。

3か月間〜1年間
〔1〕業務切り分けの目的を共有する
業務切り分け活動のキックオフとして、関係する職員を集めてワークショップを行います。業務切り分けで捻出した時間資源を活用して、どのような大学・法人を創っていきたいかといったビジョンを共創し、業務切り分け活動に対する関係者の納得と共感を醸成します。 事例:「業務効率化実行のための風土醸成ワークショップ」
ファシリテーターがワークショップをリード
ファシリテーターが研修会や委員会等でご説明・個別アドバイス
〔2〕業務項目を洗い出す
数千項目におよぶ大学事務業務項目がリスト化されている作業フォーマットを参考にしながら、学内各部署で従事している業務の項目を洗い出し整理します。
〔3〕現担当者の雇用区分を明らかにする
各業務項目について、現在担当しているスタッフの雇用区分を、作業フォーマットを使いながら見える化します。
〔4〕ベンチマーキング基準との差異を確認する
現在担当しているスタッフの雇用区分と高等教育業界ベンチマーキング基準とを比較し、非専任スタッフに代替可能な業務項目がないかどうかを、作業フォーマットを使いながら確認します。
〔5〕業務切り分けを実行する
非専任スタッフに代替可能ないくつかの業務に優先順位をつけながら、派遣・嘱託職員の活用やアウトソーシング等を通じて業務の切り分けを実行します。
 
導入事例・セミナーレポート
<職員組織力強化・人材開発の基礎ツール>ACPA大学マネジメント・業務スキル基準表
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